Bent u al klaar voor de overstap naar S/4 HANA? De ondersteuning van de niet op HANA gebaseerde ERP-software van SAP zou eigenlijk al in 2025 stoppen maar is verschoven naar 2027. Op zich lijkt er dus nog tijd genoeg te zijn, maar door partijen als Gartner is al voorspeld dat naarmate de deadline dichterbij komt, het tekort aan mensen met kennis van het migratieproces oploopt. Er zijn echter meer redenen om niet te lang meer te wachten en snel aan de slag te gaan.

S/4 HANA (de afkorting staat voor high-performance analytic appliance) is nieuw qua opbouw en inrichting. Daarnaast vergt de introductie van nieuwe functionaliteiten door SAP over het algemeen een HANA-platform. Nog vier jaar voorbereidingstijd lijkt dan veel, maar het wordt nog wel eens onderschat hoeveel tijd een succesvolle overgang vergt. HANA vereist daarnaast een andere infrastructuur dan traditionele SAP ERP-systemen en heeft ook impact op het technische beheer. Organisaties nemen nog wel eens een afwachtende houding aan omdat de huidige omgeving nog voldoet, ze tegen de kosten aanhikken of omdat ze opzien tegen de impact van verandering. Een andere reden kan zijn dat ze veel maatwerk hebben.

Waarom nu het ideale moment is om te migreren naar HANA

Niets doen is geen optie meer en dat is niet alleen omdat er straks geen consultant meer te vinden is.

• De concurrentie is al vertrokken. Volgens SAP zijn al 8.700 klanten live en volgen elke maand honderden andere dit voorbeeld.[1] Zij beschikken hierdoor onder meer over real-time data en voorspellende business-software.
• S/4 HANA verbetert bedrijfsprocessen: waar mogelijk worden stappen geautomatiseerd. Door de enorme snelheid van de in-memory database nemen prestaties sterk toe. Rapportages draaien en batchverwerking kost aanzienlijk minder tijd.
• S/4 HANA vereenvoudigt het data-landschap: het platform kan data uit verschillende bronnen samenbrengen.
• De nieuwe gebruikersinterface (Fiori) biedt meer gemak en draagt daardoor bij aan verhoging van de productiviteit.

Een stappenplan maakt het makkelijk

Een goede voorbereiding is het halve werk. SAP helpt hierbij met het ‘movement-programma’ dat vier stappen telt:

• Strategie bepalen.
• Businesscase vormgeven.
• Opties overwegen.
• Partner kiezen.

Bij stap 1 hoort de vraag: ‘wat wil ik bereiken?’ Bijvoorbeeld: performance-issues oplossen, klantbeleving verbeteren, voorbereid zijn op innovaties van SAP, of inzet van nieuwe functionaliteiten. Dan de businesscase: ‘hoe bereik ik de meest efficiënte oplossing en wat levert het op?’. Of: ‘hoeveel zijn we kwijt als we niet (snel) genoeg starten?’

Daarnaast zijn te maken keuzes bepalend voor hoe de infrastructuur en support eruit gaan zien. SAP heeft tools om de omvang van de gewenste oplossing te berekenen. Dat is leidend voor het budget en de tijd die nodig is voor de migratie.

Daarna is het verstandig om een readiness-check te doen. Breng in kaart welke data en maatwerk u momenteel in gebruik hebt. Een andere vraag is of alle data mee moet naar de nieuwe omgeving. Maatwerk kan voor vertraging zorgen bij de migratie naar S/4 of BW/4 HANA. Misschien is het niet meer nodig omdat de gewenste functionaliteit al beschikbaar is in de nieuwe release. Wellicht kan ook het bedrijfsproces inmiddels anders vorm worden gegeven.

Kies de beste migratiemethode

De uitkomsten van de check geven inzicht in wat de beste migratiemethode is:

Greenfield: een gloednieuwe, ‘schone’ implementatie, waarbij de bestaande inrichting niet wordt meegenomen.

Brownfield: een upgrade van bestaande systemen waarbij beperkt gebruik gemaakt kan worden van de nieuwe functionaliteit die S/4 HANA biedt.

Bluefield: een combinatie van de beste elementen van bovenstaande.

Daarnaast ontstaat vaak de vraag of u kiest voor S/4 HANA on-premise of in de cloud. OPEX versus CAPEX, eigen voorzieningen, IT-staf, security en bedrijfsstrategie zijn elementen die van belang zijn om een juiste keuze te maken.

Voordelen van een (private) cloud

Het grote voordeel van een cloudoplossing is de schaalbaarheid en het feit dat de provider zorgdraagt voor een aantal noodzakelijke componenten zoals: hard- en software, beheer en onderhoud. Uiteraard is ook hier een kosten-batenvergelijking van toepassing.

Er is nog een ander aspect: security. Zo beschikt een partij als Microsoft over een miljardenbudget voor security en duizenden securityexperts die continu dreigingen opsporen om die te blokkeren of onschadelijk maken. Dat niveau van beveiliging is voor veel organisaties niet haalbaar.

Over security gesproken: de migratie naar S/4 HANA is een uitgelezen moment om de bescherming van uw bedrijfskritische data nog eens te onderzoeken. Combineer deze verandering in het applicatielandschap met het optimaliseren van zaken als toegang tot bepaalde data en technische of organisatorische maatregelen, in het kader van standaarden als ISO27001 of NEN7510.

De finale stap: partnerkeuze

Een goede partner heeft ervaring op het gebied van benodigde infrastructuurcapaciteit en hoe die in lijn valt te brengen met de eisen vanuit de applicatie leverancier. Daarnaast is er kennis aanwezig van cyberpreventie (denk aan de mogelijkheden van encryptie, autorisatie en meerfactorauthenticatie) en van herstel als het onverhoopt toch mis gaat. Daarnaast beschikt zo’n partner over alle kennis en ervaring die nodig is om het technische deel van migratietrajecten succesvol te laten verlopen. Denk ook aan hulp bij IT-vraagstukken als onderdeel van business continuity. Tot slot kan zo’n partner ontzorging bieden op het gebied van beheer en onderhoud.

BPSOLUTIONS, een partij die een positief track-record heeft in het ondersteunen van organisaties, laat de overgang soepel verlopen en helpt u alles uit S/4 HANA te halen. Ons team behoort tot de meest succesvolle implementatieteams voor SAP HANA infrastructuren in Europa.

Met BPSOLUTIONS kunt u SAP HANA ook volledig managed afnemen. Eventuele verstoringen worden dan vroegtijdig gedetecteerd zodat downtime tot het minimum beperkt blijft. Met verschillende monitoringstools houden we 24/7 de vinger aan de pols. Verder houden we S/4 HANA toekomstbestendig door steeds de juiste patches en updates door te voeren.

Wilt u meer weten over de transitie naar SAP HANA? Download dan het whitepaper ‘De juiste cloudoplossing voor S/4 HANA’ of neem vrijblijvend contact op met Louis Joosse (T. 030-3032900 of E. info@bpsolutions.com).

[1] https://www.sap.com/netherlands/products/s4hana-movement.html